Senast uppdaterad: 18 december 2023
Vepax Integritetspolicy
Varför och för vem?
På Vepax Verktyg AB, organisationsnummer 556862-8803, (“Vepax”, “vi”, “oss”, “vår”) bryr vi oss om personlig integritet. Det betyder att vi respekterar och värnar om din integritet och rätten till kontroll och transparens vid behandling av dina Personuppgifter. Den här Integritetspolicyn (“Policyn”) är tillämplig för de behandlingar som Vepax är Personuppgiftsansvarig för. Policyn beskriver övergripande för vilka ändamål vi behöver dina Personuppgifter, vilken rättslig grund vi stödjer oss på samt vilka åtgärder vi vidtar för att skydda personuppgifter. Vi informerar även om hur du gör för att utöva de rättigheter du har kopplat till vår behandling av dina Personuppgifter. Policyn informerar om vår hantering av Personuppgifter i de fall du kommunicerar med oss, använder eller besöker vår hemsida vepax.se (tillsammans “Funktioner”).Definitioner
“Behandling” av Personuppgifter är allt som kan göras med en Personuppgift, t.ex. lagring, ändring, läsning, överlämning osv. “Gällande rätt” är den lagstiftning som är tillämplig på behandlingen av Personuppgifter inklusive Dataskyddsförordningen (GDPR), kompletterande nationell lagstiftning, samt praxis, vägledningar och rekommendationer utfärdade av en nationell eller europeisk tillsynsmyndighet. “Personuppgifter” är all slags information som går att koppla till en identifierbar, levande person. “Personuppgiftsansvarige” är det företag/organisation som bestämmer för vilka ändamål och på vilket sätt Personuppgifterna ska behandlas och därmed även ansvarar för att Personuppgifter behandlas enligt Gällande rätt. “Personuppgiftsbiträde” är det företag/organisation som behandlar Personuppgifter för den Personuppgiftsansvariges räkning och får därmed endast behandla Personuppgifterna enligt Personuppgiftsansvariges instruktioner samt Gällande rätt. “Registrerad” betyder den levande, fysiska person vars Personuppgifter behandlas.Vepaxs personuppgiftsansvar
Informationen i denna Policy omfattar Behandling av Personuppgifter som Vepax är Personuppgiftsansvarig över, dvs. den Behandling för vilka vi bestämmer ändamålet med (varför en behandling görs) och medel för (på vilket sätt, vilka personuppgifter, hur länge osv.). Policyn beskriver inte hur vi behandlar personuppgifter i rollen som Personuppgiftsbiträde – alltså då vi behandlar personuppgifter på uppdrag av våra kunder. Vi är en kundorienterad IT-partner som sätter människan i centrum, med långsiktiga relationer och hållbara lösningar så är vi er rådgivare inom teknik och säkerhet.Vepaxs behandling av personuppgifter
Vi har ett ansvar att beskriva och visa hur vi lever upp till de krav som ställs på oss när vi behandlar dina Personuppgifter. Det här avsnittet syftar till att ge dig en förståelse för vilka typer av personuppgifter vi behandlar om dig och för vilka ändamål.Registrerade och lagringstid
- Användare av Tjänsten Användares personuppgifter kommer att lagras under den tid som de använder Tjänsten samt för att fullgöra rättsliga förpliktelser som t.ex. att hantera påstådda fel i Tjänsten.
- Anställda hos potentiella kunder Anställdas personuppgifter hos potentiella kunder kommer att lagras under den tid som krävs för att avgöra om den potentiella kunden vill ingå avtal.
- Anställda hos befintliga kunder Personuppgifter tillhörande anställda kommer att lagras under den tid som krävs för att tillhandahålla tjänsten samt för att fullgöra rättsliga förpliktelser som t.ex. att hantera påstådda fel i tjänsten.
Cookies
Personuppgifter tillhörande besökare till vår hemsida kommer att behandlas i enlighet med vår cookie policy.Vepax använder cookies och liknande spårningstekniker för att bl.a. analysera hur Funktioner används så att vi kan ge dig den absolut bästa användarupplevelsen. Mer information om hur vi använder cookies finns i vår Cookie Policy (https://vepax.se/cookiepolicy/).Behandlingar och ändamål
Det huvudsakliga ändamålet med den personuppgiftsbehandling som vi utför är att tillhandahålla, utföra och förbättra våra tjänster gentemot dig. Det finns flera olika skäl till att vi kan behöva samla in, hantera och spara dina uppgifter. Vi behandlar huvudsakligen personuppgifter för följande ändamål:- Kontakt- och identifikationsuppgifter för att bekräfta din identitet, verifiera dina uppgifter och kunna kommunicera med dig
- Information om din användning av tjänsten eller produkten för att kunna förbättra din kundupplevelse
- IP-adress för att utföra kundanalys och för att innehåll på vår sida ska presenteras effektivt för dig och enheten du använder
- Konsumtionsmönster för att kunna tillgodose dig med specifika erbjudande
Hur får vi tillgång till dina personuppgifter?
Vi inhämtar dina personuppgifter på ett antal olika sätt. Vi får främst tillgång till dina personuppgifter:Rättsliga grunder
För att vi ska få behandla dina personuppgifter krävs det att vi har s.k. laglig grund för respektive behandling. I vår verksamhet behandlar vi dina personuppgifter främst på följande grunder: Samtycke – Vepax behandlar dina Personuppgifter efter att vi har fått ditt samtycke till Behandling. Information om behandlingen lämnas alltid i samband med att vi frågar efter samtycket. Avtal – Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra skyldigheter i ett avtal mellan oss eller för att förbereda inför att ingå ett avtal med den Registrerade. Intresseavvägning – Vepax får behandla personuppgifter om vi bedömt att det finns ett berättigat intresse som väger tyngre än den Registrerades skydd för den personliga integriteten och om Behandlingen är nödvändig för det aktuella ändamålet ex. vid direkt marknadsföring. Rättslig förpliktelse – Vi är enligt gällande lagar och regler skyldiga att behandla personuppgifter som ett resultat av vår verksamhet. Om du vill ha ytterligare information kring vilken eller vilka rättslig(a) grund(er) som vi behandlar just dina personuppgifter för har du alltid rätt att begära ut ett s.k. registerutdrag. Läs mer under “Hur du använder dina rättigheter” nedan.Dina rättigheter
Du är den som bestämmer över dina Personuppgifter. Vi strävar alltid efter att se till att du kan utöva dina rättigheter så effektivt och smidigt som möjligt. Tillgång – Du har alltid rätt att få information om de Personuppgiftsbehandlingar som rör dig i ett s.k. registerutdrag. Av registerutdraget framgår de bl.a. vilka av dina personuppgifter vi har lagrade samt för vilka ändamål och på vilken rättslig grund. Vi lämnar endast ut uppgifter om vi har kunnat säkerställa att det faktiskt är du som frågar efter uppgifterna. Rättelse – Upptäcker du att de Personuppgifter vi behandlar om dig inte stämmer, hör av dig till oss så fixar vi det! Radering – Vill du att vi glömmer dig helt? Du har rätt att begära radering av dina Personuppgifter när de inte längre är nödvändiga för det syfte de blev insamlade för. Om vi är skyldiga att behålla dina uppgifter enligt lag eller ett avtal som vi har ingått med dig kommer vi att säkerställa att de endast behandlas för det specifika ändamål som framgår av lagen eller avtalet. Därefter ser vi till att uppgifterna raderas så snart som möjligt. Invändning – Håller du inte med oss om att vårt intresse av att behandla dina Personuppgifter väger tyngre än ditt intresse av skydd för den personliga integriteten? Ingen fara – i så fall ser vi över vår intresseavvägning och kontrollerar att den fortfarande håller. Vi väger såklart in din invändning när vi gör en ny bedömning för att utvärdera om vi fortfarande kan motivera vår Behandling av dina Personuppgifter. Invänder du mot direktmarknadsföring kommer vi ta bort dina Personuppgifter på en gång utan att se över vår bedömning. Begränsning – Du kan även be oss att begränsa vår Behandling av dina uppgifter:- Under tiden som vi hanterar en begäran från dig om någon av dina andra rättigheter.
- Om du, istället för att begära radering, vill att vi markerar att uppgifterna inte ska behandlas för ett visst ändamål. Om du t.ex. inte vill att vi skickar reklam till dig i framtiden behöver vi fortfarande spara ditt namn för att veta att vi inte ska kontakta dig.
- I de fall där vi inte längre behöver uppgifterna för det ändamål som de samlades in för, förutsatt att du inte har ett intresse av att vi behåller uppgifterna för att kunna göra gällande ett rättsligt anspråk.
Hur du använder dina rättigheter
Kontakta oss på info@vepax.se så hjälper vi dig.Överföring av Personuppgifter
För att bedriva vår verksamhet tar vi hjälp av andra som behandlar Personuppgifter för vår räkning, så kallade Personuppgiftsbiträden.Vi behandlar alla personuppgifter inom EU/EES. Vi har ingått personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) med alla våra Personuppgiftsbiträden. PUB-avtalet reglerar hur Personuppgiftsbiträdet får behandla Personuppgifterna och vilka säkerhetsåtgärder som krävs för personuppgiftsbehandlingen. Vi kan även behöva lämna dina Personuppgifter till vissa utpekade myndigheter för att fullgöra skyldigheter enligt lag eller myndighetsbeslut.Våra kategorier av Personuppgiftsbiträden
Nedan är kategorier av mottagare som vi kan komma att dela dina uppgifter med.- Leverantörer av marknadsföringstjänster, t.ex. reklambyrå för framtagande av kampanjer eller leverantör för hjälp med utskick genom post eller mail.
- Leverantörer av HR-system eller HR-tjänster t.ex. genom system för kontraktshantering eller utbetalning av löner.
- IT-leverantörer för exempelvis affärssystem och ärendehantering. För att kunna genomföra våra uppdrag och tjänster så lagrar vi dina uppgifter i våra affärssystem (ett system som administrerar våra kunder och kontakter).
- System för att genomföra kundanalys och ta fram statistik för att bidra till branschstatistik samt för att förbättra kundupplevelsen.
Säkerhet
Vepax har vidtagit tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas på ett säkert sätt och att de skyddas från förlust, missbruk och obehörig eller otillåten åtkomst.Våra säkerhetsåtgärder
Organisatoriska säkerhetsåtgärder är åtgärder som implementeras i arbetssätt och rutiner inom organisationen. Våra organisatoriska säkerhetsåtgärder är:- Interna styrdokument (policys/instruktioner)
- Inlogg- och lösenordshantering
- Informationssäkerhetspolicy
- Kryptering
- Åtkomstlista
- Åtkomstlogg
- Säkert nätverk
- VPN
- Brandvägg
- Säkerhetskopiering
- Regelbunden kontroll av säkerhetsnivå